BAB 5
DESAIN DAN PERILAKU ORGANISASI
PENGERTIAN ORGANISASI
- Apakah yang dimaksud dengan organisasi
Banyak keberhasilan perusahaan bergantung pada organisasi. Adanya struktur yang mapan sangat diperlukan untuk menjamin agar rencana manajer dapat dilaksanakan.
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencaai tujuan.
Manajer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fiksinya dipersiapkan dengan baik untk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu : 1. interasi manusia, 2. kegiatan mengarah pada tujuan, dan 3. struktur.
Dengan semakin besar perusahaan, kiranya diperlukan adanya sesialisasi jumlah karyawan yang lebih banyak.
ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
- Organisasi formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang direncanakan oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Stuktur fomal ini dibuat untuk meliput pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan suatu kerangaka bagi perilaku pekerjaan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah 1. wewnang, 2. tangung jawab, 3. pertanggungjawaban, 4. delegasi, dan 5. koordinasi.
- Organisasi informal
Organisasi informal adalah suatu jarinagn hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban.
- Sentralisasi VS Desentralisasi
- Organisasi yang disentralisasi
Organisasi manajemen yang disentralisasi merupakan sebuah sistem yang wewnang serta pengendaliannya di pegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.
- Organisasi yang didesentralisir
Manajemen yang didensentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. Desentralisir diterapkan dengan alsan yang berbeda. Beerapa perusahaan mendesentralisir pengambilan keputusannya karena mengetahui bahwa kondisi dari pabrik ke pabrik berbeda.
STRUKTUR ORGANISASI DAN
PENYUSUNANNYA
Setiap struktur organisasi akan lebih dulu memusatkan perhatian pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Koordinasi tentang kegiatan setiap karyawan merupakan tanggung jawab penting yang lain dari manajemen, karena mereka harus “kompak” jika ingin perusahaan beroperasi secara lancar.
Struktur organisasi yang ditentukan dengan baik juga harus mendukung moral karyawan.
- Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setip organisasi, yaitu :
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ketujuan
3. Struktur
manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberikan ciri kegiatan kerja secara individual. Akibatnya, tujuan-tujuan itu harus dipecah ke dalam tujuan-tujuan khusus untuk setiap karyawan dalam perusahaan.
- Hierarki Tujuan
Hierarki tujuan organisas berlingku dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.
- Derpartementalisasi
Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisaan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia.masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.
- Wewenang dan Tanggung Jawab
Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian. Dalam pendegelegasi kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Di samping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut.
- Manjamin Komunikasi yang Efektif
Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berypa tatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal. Akan tetapi masalah komunikasi ini semakin banyak dengan tumbuhnya organisasi.
- Menghindar Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Dengan maningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk manambah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami seperti yang dapat terjadi dalam desentrasasi dan para manajer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas. Akan tetapi, perencana organisasi harus yakin bahwa jenjang manajer baru dan beberapa penasehat teknis sangat diperlukan, atau akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produksi atau efisiensi.
Mengapa terjadi kecenderungan untuk manambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding peningkatan pekerjaan ? Menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada :
1. Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan manambah bawahan.
2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.
- Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi dengan segala aktivitasnya, terdapat hubungan di antara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada.
- Organisasi Garis
a) Kebaikan Organisasi Garis
Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.
Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.
Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbgai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.
b) Keburukan Organisasi Garis
Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.
Tidak adanya spesilisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efesien.
Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian.
- Organisasi Garis dan Staf
Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Seperti telah diuraikan dimuka bahwa organisasi garis hanya sesuai untuk perusahaan-perusahaan kecil, maka tipe organisasi garis dan staf ini lenih baik di pakai untu perusahaan sedang dan besar.
a) Kebaikan
Pemimpin lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagian.
Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efesiensi kerja.
Staf dapat mendidik para petugas.
Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.
b) Keburukan
Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.
Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya.
Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.
- Organisasi Fungsional
Dalam Oraganisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manjer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.
a) Kebaikan
Masing-masing fungsi dipegang oleh para ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.
Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.
b) Keburukan
Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.
Kurangnya koordinasi sering menibulkan perselisihan di antara para manajer.
- Organisasi Komite
Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Komite ini dapat dibentuk di semua bagian dalam organisasi, sehingga sering terdapat beberapa macam komite.
Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :
1. Suasananya santai dan bersifat informal
2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya
3. Komite mengtahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya
4. Masing-masing anggota Komit bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain
5. Keutusan diambil secara konssensus
6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
7. ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain
Komite sering juga disebut panitia, pelaksanaannya dapat dikombinasikan dengan bentuk organisasi yang lain.
a) Kebaikan
Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota
Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang baik
Menciptakan koordinasi yang lebih baik
Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana
b) Keburukan
Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya
Keharusan untuk berkompromi
Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi
tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan
- Organisasi Matrik
Bentuk baru yang disebut organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para speasialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
a) Kebaikan
- Luwes
- Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.
- Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada
b) Keburukan
- Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional ( satu atasan untuk masing-masing individu
- Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda
- Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manjer-manajer bagian lain
PERILAKU KEORGANISASIAN
Salah satu sumber utama dari setiap perusahaan adalah orang atau manusia. Pemahaman tentang bagaimana dan mengapa mereka berperilaku seperti yang mereka lakukan sangat membantu mengatasi banyak masalah manajemen. Bagaimana orang berprilaku dalam organisasi kerja ini menjadi aspek pokok yang di bahas dalam perilaku keorganisasian, jadi bukannya mempelajari bagaimana organisasi itu berperilaku.
- Kelompok Kerja
Kebutuhan dapat berupa : kebutuhan berkomunikasi, kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.
Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu : keabraban satu sama lain, kepentingan bersama, pekerjaan serupa, dan persahabatan.
- Motivasi
Setiap orang pasti mempunyai motivasi sebagai alasan mengapa mereka berperilaku tertentu. Dengan kata lain, motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Setiap orang dapat memiliki motif yang sangat berbeda untuk mengerjakan sesuatu yang sama.
- Jenjang Kebutuhan karyawan
Menurut Maslow, kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagi motivator.
Toeri motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu :
1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
2. Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.
- Pekerjaan dan Sikap Jabatan
Perkembangan teknologi dewasa ini telah menyebabkan penggunaan mesin dan peralatan otomatis yang lebih besar. Akibatnya, karyawan di pabrik kadang-kadang mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan. Mungkin mereka merasa tidak memperoleh kesempatan untuk menggunakan keterampilannya. Kecenderungan ke arah yang lebih otomatis di bidang manufaktur dan pertanian lambat laun akan mendapat tantangan dari serikat buruh.
Kepuasan jabatan dipandang sebagai indikator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Kepuasasn jabatan telah dikaitkan dengan perputaran dan absentiisme dalam angkatan kerja. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.
- Kepemimpinan
Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan, dan situasi yang ada.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar