MANAJEMEN UMUM

BAB 4

MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

Arti dan Fungsi manajemen


Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusi dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.


Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :


1. Perencanaan


2. pengorganisasian


3. pengarahan


4. pengkoordinasian


5. pengawasan


Kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan dapat tercapai.


Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang :


a) Apa


b) Bagaimana


c) Mengapa dan


d) Kapan akan dilakukan.


Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan di dalam suatu wadah yang disebut fungsi.


Jenjang Manajemen


Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen, yaitu :


1. Manajemen Puncak


Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau Eksekutif kunci, biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun.


Manajemen Madya


Meliputi pimpinan pabrik dan atau manajer divisi.


3. Manajemen Operasional


Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manjer madya.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Gerakan Manajemen Ilmiah


Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mandapatkan cara-cara yang efesien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN

MANAJEMEN

Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, kita membahas lima, yaitu :


1. Sekolah Klasik (Classical School)


Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.


2. Sekolah Perilaku (Behavioral School)


Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.


3. Sekolah Ilmu Manajemen (Manajement Science School)


Tidak sepert sekolah klasik, yang mengindentifikasi tugas-tugas manajemen, sekolah ilmu manajemen ini melibatkan metematik dan statistik.


4. Analisis Sistem


Analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstrn dari perusahaan. Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari duan atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksiuntuk membentuk sebuah organisme fungsi.


5. Manajemen Hasil


Manajemen by objectives/MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.


Adapadun keburukannya dapat disebutkan di sini antara lain :


- Untuk beberapa tugas, Mbo sulit menetukan tujuan yang tepat.


- MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.


- MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.


- Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada.


Bentuk-bentuk Perencanaan


Maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :


a) Tujuan (Objective)


Tujuan merupakan suatu sasran di mana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin di capai dalam jangka waktu tertentu.


b) Kebijakan (Policy)


Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil kuputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.


c) Strategi


Merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah di buat.


d) Prosedur


Merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.


e) Aturan (Rule)


Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.


f) Program


Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran, semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan.


Kegunaan Perencanaan


Adapun kegunaan dari pada perencanaan adalah :


1. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mandatang


2. Mengarahkan perhatian pada tujuan


3. Meringankan biaya


4. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan


Langkah-langkah Pentusunan Perencanaan


a) Menetapkan tujuan


b) Munyusunan anggapan-anggapan (premising)


c) Menentukan Berbagi Alternatif tindakan


d) Mengadakan pernilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih


e) Mengambil Keputusan


f) Menyusun Rencana Pendukung


Perencanaan Merupakan proses Pendekatan Yang Rasional


Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapat dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang raisonal untuk waktu yang akan datang.


Jangka Waktu Perencanaan


Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yakni :


a) Perencanaan Jangka panjang


b) Perencanaan jangka menengah


c) Perencanaan jangka pendek


Faktor-faktor yang membatasi Perencanaan


Sulitnya mencari anggapan secara teliti, Perubahan yang sangat cepat, kekuatan Internal, Kekuatan Psikhologis, Kekuatan karena adanya prosedur dan kebijakan, Kekuatan sumber daya dan dana, Kekuatan eksternal, waktu dan biaya.


Pengambilan Keputusan


a) Syarat Pengambilan Keputusan


Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :


1. Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.


2. Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang daat dicapai beserta segala kekurangannya.


3. Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.


4. Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.


b) Alat Pengambilan Keputusan


Alat-alat tersebut adalah :


1. analisa Risiko


2. pohon Keputusan (decision tree)

PENGORGANISASIAN

Pengertian


Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : Personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.


Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk :


a) Hubungan Informal


Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi.


b) Hubungan Formal


hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Dalam hubungan informal terdapat tiga hubungan dasar yaitu :


1. Tanggung Jawab


yang di maksud dengan tanggung jawab adalah kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan.


2. Wewenang


Wewenang adalah hak untuk menganbil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang.


3. Pertanggung jawaban


Aliran pertanggung jawaban ini merupakan kebalikan dari arus wewenang.


Pola Hubungan Antar Komponen Organisasi


Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan. Dalam mana tujuan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasian.


Antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewnang serta pertanggung jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan yang lain.


Rentangan Kekuasaan


Munculnya rentangan kekuasaan ini disebaban oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Dalam setiap organisasi, rentangan kekuasaan ini harus ditetapkan untuk mengetahui sampai seberapa jauh seseorang dapat memimpin dan mengatur sejumlah bawahan dengan efektif serta efesien.


Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :


a) Latihan dari bawahan


Bawahan yang mendapatkan latihan sempurna akan mengurangi frekuensi hubungan dengan pimpinannya.


b) Pendelegasisn Wewenang


Organisasi yang kurang teratur dapat memberikan pengaruh yang kurang menguntungkan terhadap frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan.


c) Perencanaan


Biasanya tugas-tugas bawahan digariskan di dalam perencanaan yang telah ditetapkan dengan harapan agar mereka mudah untuk menghayatinya.


d) Teknik Komunikasi


Teknik komunikasi yang baik akan mempengaruhi pula rentangan kekuasaan yang ada.


Dasar-dasar Penggolongan Bagian Didalm Organisasi


Terbatasnya kemampuan seseorang akan membatasi pula jumlah bawahan atau bagian-bagian yang dipimpinnya. Hal ini berpengaruh pula pada ruang lingkup organisasi.


Pengelompokan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :


a) didasarkan pada suatu Angka


b) didasarkan pada waktu


c) didasarkan pada fungsi perusahaan


d) didasarkan pada luas daerah operasi


e) didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan


f) didasarkan pada jenis langganan


Karakteristik Struktur Organisasi


Setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu :


1. Keseimbangan dalam Organisasi


2. Fleksibel

PENGARAHAN

Prinsip-prinsip Pengarahan


Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efesien untukmencapai tujuan.


Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegangan pada beberapa prinsip, yaitu :


a) Prisip mengarah kepada tujuan


b) Prinsip keharmonisan dengan tujuan


c) Prinsip kesatuan Komando


Cara-cara Pengarahan


a) orientasi


Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan denga baik.


b) Perintah


Merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.


Perintah umum dan khusus


Perintah lisan dan tertulis


Perintah formal dan informal


c) Delegasi Wewenang


Pendelegasian wewnang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagaian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.


Komunikasi


1. komunikasi harus jelas


2. prinsip integritas


3. prinsip penggunaan organisasi informal


Motivasi


Keberhasilan yang dapat dicapai akan semakin besar jika para manajer mampu memberi dorongan (motivasi) karyawannya meskipun perencanaan dan organisasi tidak begitu sempurna. Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

PENGKOORDINASIAN

Pendapat-pendapat perlu diselaraskan dengan mengadakan koordinasi agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.


Prinsip-prinsip Koordinasi


Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :


a) Prinsip kontak langsung


b) Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi


c) Hubungan timbal balik di antara Faktor-faktor yang ada


Pelaksanaan Fungsi Koordinasi


Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :


a) Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya organisasi.


b) Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

Pengertian


Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standart atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.


Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar, seperti :


a) Penyusunan kembali rencana baru


b) Menetapkan sasaran target baru


c) Perubahan struktur organisasi


d) Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai


Langkah-langkah Pengawasan


Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah- langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasa adalah :


a) menciptakan standard


b) membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard


c) melakukan tindakan koreksi


Syarat-syarat Pengawasan yang baik


Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yakni :


a) Pengawasan yang harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan


b) Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera


c) Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan


d) Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan


e) Pengawasan harus luwes/ fleksibel


f) Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi


g) Pengawasan harus ekonomis


h) Pengawasan harus mudah dimengerti


i) Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.